But du tutoriel
Nous allons vous présenter comment réaliser un sommaire automatique sous Microsoft Word.
Intérêt du sommaire automatique
Le sommaire automatique permet tout d'abord de vous faire gagner du temps, en évitant de devoir le réaliser manuellement une fois votre création terminée.
Il donne également plus de sérieux à votre document, les styles utilisés pour les titres, sous-titres, la référence aux pages etc...
Enfin, dans le cadre de l'envoi de votre document sur Oodoc.com, le sommaire automatique vous permet de gagner du temps lorsque vous remplissez les différents champs.
Quels sont les logiciels nécessaires ?
Microsoft Word seulement pour ce tutoriel.
A priori, ce tutoriel devrait fonctionner avec toutes les versions Word supérieures à 2000 (nous utiliserons Word 2003). Si vous utilisez Word 2007, nous vous conseillons
cet article.
C'est parti pour un exemple.
Ouverture du document
Ouvrons notre document !
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Un zoom-out (75%) a été effectué ici afin de vous montrer qu'aucun sommaire n'avait été indiqué, et que l'on passait directement de la page de garde à l'introduction.
Cependant, comme vous pouvez le voir ci-dessous, le document comporte bien des titres, des sous-titres (4 niveaux de titres en tout).
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Bref ! Il y a matière à mettre en place un sommaire automatique !
Ajout de la page sommaire
Nous allons tout d'abord ajouter une nouvelle page entre la page de garde et l'introduction.
Pour cela, on revient à un zoom de 100%, on se place au tout début de la page 2, puis on sélectionne "
Insertion", "
Saut", "
Saut de page" puis on clique sur "
Ok".
On revient ensuite en page 2, en faisant attention au style utilisé (Word a repris le même style que le texte "Introduction").
Nous sommes prêts, ou presque ! Indiquons qu'il s'agit du sommaire, et même du "sommaire automatique" dans notre exemple.
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Pour voir si un
sommaire automatique n'a pas déjà été configuré, on sélectionne "
Insertion", "
Références" puis "
Tables et index..." puis on clique sur "
Ok".
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Pas de chance ici car apparemment : "
Erreur ! Aucune entrée d'index n'a été trouvée".
En d'autres termes, pas de plan automatique préconfiguré.
Il va falloir en créer un !
Afficher la barre d'outil Plan
Pour cela on demande à Word d'afficher la barre d'outils Mode Plan
: "
Affichage", "
Barre d'outils", "
Mode Plan".
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On sélectionne ensuite le titre puis on sélectionne "
Niveau 1" dans la barre d'outils Mode Plan.
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Pour le "A. Les différents aspects de la société européenne", on sélectionne un "
Niveau 2" et ainsi de suite.
Pour l'introduction également, on peut sélectionner un "
Niveau 1".
Terminé !
Dans notre document, nous avons identifié 4 niveaux pour le sommaire.
On va maintenant demander à Word d'afficher le sommaire automatique.
On revient sur la page du sommaire, on clique droit sur notre message d'erreur et on sélectionne "
Mettre à jour les champs".
Note : si l'opération de fonctionne pas, supprimez le message d'erreur, et redemandez à Word d'afficher la table des matières : "
Insertion", "
Références" et "
Tables et index...".
Et voici notre sommaire automatique :
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Le niveau 4 ?
Dans notre sommaire automatique, le niveau 4 ne s'affiche pas...
Pour corriger cela, on clique droit sur le sommaire puis sur "
Modification du champ...", puis sur le bouton "
Table des matières...".
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On modifie ensuite la liste déroulante "
Afficher les niveaux" pour afficher 4 niveaux, puis on clique deux fois sur "
Ok".
Et voilà, notre sommaire automatique avec 4 niveaux :
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Dans le cadre de la publication sur Oodoc.com
Afin de réduire le temps de traitement des documents par notre équipe, nous vous conseillons :
- de ne pas utiliser de "
caractères de suites" comme les "..." pour compléter les blancs jusqu'au numéro des pages ;
- de n'indiquer que les numéros de page des grands titres ;
- d'enlever les points en fin de ligne.
Cela nous fera gagner un temps précieux, et les documents seront plus rapidement publiés.
Plus d'informations :
Sommaire automatique Word 2003
Notice du fonctionnement du logiciel Word
Apprendre à utiliser Word
Aide-mémoire pour Word
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